76/2017 Z. z. v znení účinnom od 1. 6. 2017

VYHLÁŠKA

Ministerstva vnútra Slovenskej republiky

z 15. marca 2017,

ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 ods. 1 písm. a) až c) a ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 41/2011 Z. z. ustanovuje:

Čl. I

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 251/2005 Z. z., vyhlášky č. 242/2007 Z. z. a vyhlášky č. 92/2013 Z. z. sa mení a dopĺňa takto:

Poznámky pod čiarou k odkazom 1 a 2 znejú:

^„1) § 2 ods. 2 zákona č. 126/2015 Z. z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014 Z. z.

²) § 2 ods. 2 zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov.“.

V § 2 sa vypúšťa písmeno f).

Doterajšie písmeno g) sa označuje ako písmeno f).

V poznámke pod čiarou k odkazu 3 druhej vete sa slová „v znení zákona č. 445/2001 Z. z.“ nahrádzajú slovami „v znení neskorších predpisov“.

V § 4 ods. 2 písm. a) sa nad slovom „správy“ vypúšťa odkaz 4 vrátane poznámky pod čiarou.

§ 8 sa vypúšťa.

V § 9 ods. 1 prvej vete nad slovom „predpis“ a v § 10 ods. 1 prvej vete nad slovom „predpis“ a v druhej vete nad slovom „predpisov“ sa vypúšťa odkaz 5 vrátane poznámky pod čiarou.

V § 11 ods. 1 sa za štvrtú vetu vkladá nová piata veta, ktorá znie: „Pôvodca registratúry môže vypracovať a predložiť návrh na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.“.

V § 11 ods. 1 poslednej vete sa slová „v prílohe č. 1“ nahrádzajú slovami „v prílohách č. 1 a 1a“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 6 znie:

^„6) Zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.“.

10.

V § 11 ods. 2 písmeno f) znie:

„f)

množstvo úložných jednotiek, napríklad počet archívnych škatúľ, počet zväzkov, počet tubusov, množstvo elektronických registratúrnych záznamov; množstvo elektronických registratúrnych záznamov sa vyjadrí odhadovaným objemom v megabajtoch alebo gigabajtoch.“.

11.

V § 12 ods. 4 prvej vete sa na konci pripájajú tieto slová: „uvedenému v rozhodnutí o vyradení“.

12.

V § 14a odsek 1 znie:

„(1)

Štátny ústredný archív a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou (ďalej len „štátny archív“) odovzdávajú prebraté elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky podľa osobitného predpisu^6a) a je k nim pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) na overenie integrity, do elektronického archívu ministerstva (ďalej len „elektronický archív“). Špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) sa vytvorí z pôvodného elektronického registratúrneho záznamu použitím kryptografického algoritmu sha256 určeného elektronickým archívom. Vzor preberacieho protokolu elektronických archívnych dokumentov zverejňuje ministerstvo na svojom webovom sídle.“.

13.

V § 14a odseky 3 a 4 znejú:

„(3)

Do elektronického archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch csv, doc, docx, gif, html, jpg, mp3, mp4, pdf, png, ppt, pptx, tiff, txt, xml, xls, xlsx; ukladajú sa vo formátoch jpeg2000, tiff, pdf/A-1a alebo txt.

(4)

Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov elektronický archív overuje ich predpísaný formát, pripojenú špecifickú informáciu (hash), ich obsahovú správnosť a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 6b sa vypúšťa.

14.

§ 14a sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie:

„(5)

Do elektronického archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty v dávkach. Veľkosť dávky určí preberajúci štátny archív.“.

15.

V § 14b ods. 2 sa na konci pripája táto veta: „Vyradené archívne dokumenty archív zničí.“.

16.

§ 15 sa vypúšťa.

Poznámka pod čiarou k odkazu 7 sa vypúšťa.

17.

V § 17 ods. 1 sa vypúšťa druhá veta.

18.

V § 19 ods. 2 prvá veta znie: „Archív nemožno umiestniť v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav archívnych dokumentov, napríklad na mieste so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru,⁹) na mieste s vysokou úrovňou spodnej vody a v inundačnom území.¹⁰)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 8 sa vypúšťa.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10 znie:

^„10) § 20 zákona č. 7/2010 Z. z. o ochrane pred povodňami v znení neskorších predpisov.“.

19.

Poznámka pod čiarou k odkazu 13 znie:

^„13) § 45 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 94/2004 Z. z., ktorou sa ustanovujú technické požiadavky na protipožiarnu bezpečnosť pri výstavbe a pri užívaní stavieb v znení vyhlášky č. 225/2012 Z. z.

§ 3 až 5 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 478/2008 Z. z. o vlastnostiach, konkrétnych podmienkach prevádzkovania a zabezpečenia pravidelnej kontroly požiarneho uzáveru.“.

20.

Poznámka pod čiarou k odkazu 13a znie:

^„13a) Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy v znení neskorších predpisov.“.

21.

V § 29 ods. 2 sa vypúšťajú slová „(ďalej len „štátny archív“)“.

22.

V § 32 ods. 2 úvodnej vete sa za slovo „forme“ vkladajú slová „v súlade s pravidlami všeobecného medzinárodného štandardu pre archívny opis¹⁴)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 14 znie:

^„14) Všeobecný medzinárodný štandard pre archívny opis ISAD(g), Druhé vydanie, Ottawa, Medzinárodná rada archívov, 2000.“.

23.

V § 35 ods. 2 písmená i) až k) znejú:

„i)

identifikátor elektronického súboru archívnych dokumentov z elektronického archívu,

druh a formát elektronického archívneho dokumentu,

veľkosť v gigabajtoch,“.

24.

V § 35 odsek 3 znie:

„(3)

Ak dôjde k zmene údajov o súbore archívnych dokumentov podľa odseku 2, archív bezodkladne zabezpečí úpravu údajov na evidenčnom liste.“.

25.

§ 36 až 39 vrátane nadpisov znejú:

„§ 36

Evidencia prírastkov

Evidencia prírastkov obsahuje údaje o prevzatých súboroch archívnych dokumentov. Do evidencie prírastkov sa nezapisujú súbory archívnych dokumentov prevzaté do zmluvnej úschovy. Vzor evidencie prírastkov je uvedený v prílohe č. 6.

§ 37

Evidencia depozitov

Evidencia depozitov obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy a do nútenej úschovy. V evidencii depozitov sa evidujú aj depozitné zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove, ktoré sa k nej prikladajú. Súčasťou depozitnej zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove je zoznam prevzatých súborov archívnych dokumentov. Vzor evidencie depozitov je uvedený v prílohe č. 7.

§ 38

Evidencia úbytkov

Evidencia úbytkov obsahuje údaje o súbore archívnych dokumentov vyradených z evidencie archívu alebo o jeho časti. K evidencii úbytkov sa prikladá záznam o vyradení z evidencie, súhlas ministerstva a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov. Vzor evidencie úbytkov je uvedený v prílohe č. 8.

§ 39

Forma a spôsob zápisu

(1)

Evidenčný list, evidencia prírastkov, evidencia depozitov a evidencia úbytkov sa vedú v elektronickej forme.

(2)

Evidencia prírastkov, evidencia depozitov a evidencia úbytkov sa vedú chronologicky. Zápis v nich sa vykonáva bezodkladne po prevzatí súboru archívnych dokumentov do archívu alebo po doručení oznámenia štátneho archívu o vyradení súboru archívnych dokumentov z ústrednej evidencie.

(3)

Pri každej oprave alebo zmene zápisu v evidenčnom liste, evidencii prírastkov, evidencii depozitov a evidencii úbytkov sa uvedie dátum, meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu alebo zmenu zápisu vykonal.“.

26.

V § 40 ods. 1 druhej vete sa slová „na webovom sídle archívu alebo na webovom sídle zriaďovateľa archívu“ nahrádzajú slovami „na webovom sídle archívu, na webovom sídle zriaďovateľa archívu alebo prostredníctvom elektronických služieb ministerstva“.

27.

V § 40 ods. 3 prvej vete sa slová „žiadanky o poskytnutie požadovaných dokumentov“ nahrádzajú slovami „žiadosti o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia v archíve“ a v tretej vete sa slová „v prílohe č. 10“ nahrádzajú slovami „v prílohách č. 10 a 10a“.

28.

V § 41 ods. 5 sa na konci pripája táto veta: „Odpis, výpis, potvrdenie a kópiu archívneho dokumentu môže štátny archív vyhotoviť a zaslať žiadateľovi aj na žiadosť doručenú prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.“.

29.

V § 42 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Kópia elektronického archívneho dokumentu sa osvedčuje elektronickou osvedčovacou doložkou opatrenou kvalifikovanou elektronickou pečaťou¹⁵) a kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.¹⁶)“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 15 a 16 znejú:

^„15) Čl. 3 ods. 27 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 z 23. júla 2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).

¹⁶) Čl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.“.

30.

Za § 43a sa vkladá § 43b, ktorý vrátane nadpisu znie:

„§ 43b

Prechodné ustanovenie účinné od 1. júna 2017

Archív upraví svoj bádateľský poriadok podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 9 do

31. decembra 2017.“.

31.

Za prílohu č. 1 sa vkladá príloha č.1a, ktorá vrátane nadpisu znie: