Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č.
410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu sa mení a dopĺňa takto:
1.
Poznámka pod čiarou k odkazu 3 znie:
„3)
§ 15 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).“.
2.
V § 2 ods. 1 sa vypúšťa druhá veta vrátane poznámky pod čiarou k odkazu 4.
3.
V § 2 odseky 2 a 3 znejú:
„(2)
Elektronický systém správy registratúry je prepojený s elektronickou podateľňou4) a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.
(3)
Pôvodca skontroluje obsah, formát,4a) bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje.“.
4.
V § 3 odseky 1 a 2 znejú:
„(1)
Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom4b) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou,4c) ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka,4d) overí sa ich platnosť spôsobom ustanoveným v osobitnom predpise,5) ak tieto údaje neboli overené elektronickou podateľňou.
(2)
Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickom systéme správy registratúry. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.“.
Poznámky pod čiarou k odkazom 4b až 5 znejú:
„4b) Čl. 3 ods. 12 nariadenia
(EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice
1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).
4c) Čl. 3 ods. 27 nariadenia
(EÚ) č. 910/2014.
4d) Čl. 3 ods. 34 nariadenia
(EÚ) č. 910/2014.
5) Zákon č.
272/2016 Z. z.“.
5.
V § 4 ods. 1 druhej vete sa za slovo „inej“ vkladá slovo „právnickej“.
6.
V § 4 ods. 3 prvej vete sa slovo „pošty“ nahrádza slovami „poštového podniku“.
7.
V § 5 ods. 1 písm. c) sa na konci vkladá bodkočiarka a pripájajú sa tieto slová: „to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky“.
8.
V § 5 ods. 2 úvodnej vete sa za slovo „neotvára“ vkladá slovo „neelektronickú“.
9.
§ 5 sa dopĺňa odsekom 6, ktorý znie:
„(6)
Ak je doručená elektronická zásielka určená viacerým adresátom, zaraďuje sa do obehu vytvorením jej elektronických kópií.“.
10.
V § 6 sa za odsek 4 vkladá nový odsek 5, ktorý znie:
„(5)
Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, pod ktorým sa uvedie číslo pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie; kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačuje.“.
Doterajší odsek 5 sa označuje ako odsek 6.
11.
V § 7 ods. 1 sa na konci pripájajú tieto slová: „vrátane registratúrnych záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti (ďalej len „utajované registratúrne záznamy“), ak osobitný predpis9a) neustanovuje inak.“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 9a znie:
„9a) § 9 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č.
48/2019 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností.“.
12.
§ 7 sa dopĺňa odsekom 9, ktorý znie:
„(9)
Pri evidovaní odoslaného elektronického záznamu, ktorý je rozhodnutím, sa použije referenčný identifikátor druhu rozhodnutia.“.
13.
V § 8 ods. 2 sa na konci pripája táto veta: „Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu.10a)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 10a znie:
„10a)
§ 9 ods. 3 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.
14.
V § 8 ods. 4 sa na konci pripájajú tieto vety: „Forma a osobitosť záznamu sa v evidencii vyznačuje udelením príznaku, ktorého formu upraví pôvodca v registratúrnom poriadku. V evidencii, v ktorej sa evidujú utajované registratúrne záznamy, je príznakom uvedenie skratky stupňa utajenia podľa osobitného predpisu.10b)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 10b znie:
„10b)
§ 3 ods. 2 zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.“.
15.
V § 8 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Ak sa v elektronickom systéme na správu registratúry evidujú aj utajované registratúrne záznamy, musí tento systém spĺňať opatrenia ustanovené v osobitnom predpise.10c)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 10c znie:
„10c)
§ 2 ods. 6 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.
16.
§ 8 sa dopĺňa odsekom 7, ktorý znie:
„(7)
Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.“.
17.
§ 9 sa dopĺňa odsekom 6, ktorý znie:
„(6)
Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník podľa odseku 3 sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu. Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis. Na utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy sa vzťahujú § 8 ods. 4 tretia a štvrtá veta rovnako.“.
18.
V § 11 ods. 3 sa slovo „noriem,13)“ nahrádza slovami „noriem13) alebo inej obdobnej technickej špecifikácie,“.
19.
V § 11 ods. 7 sa na konci pripája táto veta: „Podmienky prevedenia neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu do elektronickej podoby a naopak upravuje osobitný predpis.16a)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 16a znie:
„16a)
§ 21 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.
20.
V § 11 ods. 9 sa za slovo „denníka“ vkladajú slová „alebo inej evidencie“.
21.
V § 12 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Ak spis obsahuje utajovaný registratúrny záznam, označí sa stupňom utajenia podľa osobitného predpisu a obmedzí sa prístup k celému spisu.“.
22.
V § 12 sa za odsek 6 vkladá nový odsek 7, ktorý znie:
„(7)
Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu16b) pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, pôvodca ju pripája odtlačkom pečiatky na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia, ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a vykonateľnosti podpíše zamestnanec správneho orgánu, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu upravuje osobitný predpis.16c) Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je zverejnený v module elektronických formulárov16d) na ústrednom portáli verejnej správy.16e) Pôvodca môže v registratúrnom poriadku alebo v inom internom riadiacom akte spôsob pripájania doložky právoplatnosti a vykonateľnosti upraviť odchylne.“.
Doterajšie odseky 7 a 8 sa označujú ako odseky 8 a 9.
Poznámky pod čiarou k odkazom 16b až 16e znejú:
„16b)
§ 31a ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č.
238/2017 Z. z. 16c)
§ 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.
16d)
§ 10 ods. 8 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č.
313/2018 Z. z. 16e)
§ 5 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č.
273/2015 Z. z.“.
23.
V § 12 ods. 8 prvej vete sa vypúšťa bodkočiarka a slová „to neplatí pri hromadných zásielkach“.
24.
§ 13 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie:
„(5)
Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronická kópia sa odtlačkom úradnej pečiatky neoznačujú.16f)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 16f znie:
„16f) Napríklad
§ 47 ods. 5 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (
správny poriadok) v znení neskorších predpisov.“.
25.
Nadpis § 14 znie: „Podpisovanie registratúrneho záznamu vytvoreného pôvodcom“.
26.
V § 14 odsek 2 znie:
„(2)
Elektronický registratúrny záznam sa autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu16g) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, alebo sa zvolí iná forma jeho autorizácie upravená v registratúrnom poriadku. K internému elektronickému záznamu sa spravidla pripája elektronický podpis.“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 16g znie:
„16g)
§ 8 zákona č. 272/2016 Z. z.“.
27.
§ 14 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie:
„(5)
Autorizovanie elektronických príloh sa odlišuje v závislosti od formátu príloh. Spôsob autorizovania prílohy vytvorenej vo formáte PDF alebo v podobe elektronického formulára16h) upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 16h znie:
„16h)
§ 3 písm. i) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č.
273/2015 Z. z.“.
28.
V § 15 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Pôvodca využíva na odosielanie elektronických registratúrnych záznamov spravidla modul elektronického doručovania.16i)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 16i znie:
„16i)
§ 10 ods. 9 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č.
313/2018 Z. z.“.
29.
V § 15 sa za odsek 1 vkladá nový odsek 2, ktorý znie:
„(2)
Elektronický registratúrny záznam vyhotovený pôvodcom pri výkone verejnej moci môže byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu. Podmienkou automatizovaného odosielania listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu sa vyhotovujú ako elektronické formuláre alebo vo formáte PDF.“.
Doterajšie odseky 2 až 6 sa označujú ako odseky 3 až 7.
30.
V § 18 odsek 1 znie:
„(1) Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickom systéme správy registratúry, vo vládnom cloude16j) alebo v module dlhodobého uchovávania.17) Do zavedenia elektronického systému správy registratúry sa za uloženie elektronického registratúrneho záznamu považuje ponechanie elektronického registratúrneho záznamu v elektronickej schránke.“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 16j znie:
„16j)
§ 10a zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č.
238/2017 Z. z.“.
31.
V § 18 ods. 7 písmeno c) znie:
„c)
kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku a jeho neelektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku.“.
32.
§ 18 sa dopĺňa odsekom 9, ktorý znie:
„(9)
Neelektronická kópia elektronického registratúrneho záznamu vyhotovená pôvodcom nie je registratúrnym záznamom a neukladá sa do príručnej registratúry ani do registratúrneho strediska. Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového systému pôvodca môže neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu ukladať v príručnej registratúre alebo registratúrnom stredisku.“.
33.
V poznámke pod čiarou k odkazu 19 sa citácia „vyhláška Národného bezpečnostného úradu č.
453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti v znení vyhlášky č.
232/2013 Z. z.“ nahrádza citáciou „vyhláška č.
48/2019 Z. z.“.
34.
V § 21 odsek 1 znie:
„(1)
Prístup k registratúre sa uskutočňuje nazeraním, vypožičiavaním a vyhotovovaním odpisu, výpisu, potvrdenia a kópie zo spisu. Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie.“.
35.
V § 21 ods. 3 sa na konci pripájajú tieto slová: „a v súlade s osobitným predpisom o ochrane osobných údajov19a)“.
Poznámka pod čiarou k odkazu 19a znie:
„19a) Zákon č.
18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.“.
36.
V § 23 ods. 2 sa slovo „najmä“ nahrádza slovami „spravidla platný elektronický formulár19b) a “.
Poznámka pod čiarou k odkazu 19b znie:
„19b)
§ 26 ods. 1 zákona č. 305/2013 Z. z.“.
37.
Za § 25 sa vkladá § 25a, ktorý vrátane nadpisu znie:
㤠25a
Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. marca 2019
Registratúrne poriadky uvedú pôvodcovia do súladu s touto vyhláškou do 30. júna 2019.“.
38.
Slová „zaručený elektronický podpis“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaný elektronický podpis“ v príslušnom tvare, slová „zaručená elektronická pečať“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaná elektronická pečať“ v príslušnom tvare a slová „časová pečiatka“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaná elektronická časová pečiatka“ v príslušnom tvare v celom texte vyhlášky.
