4.3
zabezpečenie, že pri obnove informácií zo zálohy bude zachovaná plná integrita dát vrátane zmenového protokolu; elektronické registratúrne záznamy, ktoré boli zničené, sa neobnovia.
5.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu elektronických záznamov je
5.1
nezavedenie obmedzenia počtu elektronických registratúrnych záznamov, ktoré možno prijať do vecnej skupiny, spisu, ani počtu registratúrnych záznamov, ktoré je možné uložiť v elektronickom systéme správy registratúry.
5.2
že ak je prijatý elektronický registratúrny záznam zložený z niekoľkých komponentov, elektronický systém správy registratúry prijme všetky jeho komponenty.
5.3
že ak je prijatý elektronický registratúrny záznam zložený z niekoľkých komponentov, elektronický systém správy registratúry umožňuje, aby bol každý komponent spravovaný ako jednotlivina, aby sa zachovali vzťahy medzi komponentmi a aby bola uchovaná štruktúra záznamov. Príkladom takýchto záznamov je e-mailová správa s prílohami rôznych formátov alebo do textu odkazom pripojený obrázok umiestnený v inom súbore.
5.4
vedienie zoznamu formátov súborov, ktoré dokáže identifikovať.
5.5
zabezpečenie kontroly vlastnej integrity údajov.
5.6
umožnenie prijímania všetkých metadátových prvkov špecifikovaných v nastavení tohto systému a ich trvalé uchovávanie v spojení s elektronickým registratúrnym záznamom.
5.7
zabezpečenie, aby boli všetky elektronické registratúrne záznamy pri príjme priradené k aspoň jednej vecnej skupine alebo spisu.
5.8
poskytovanie automatickej podpory vytvárania metadát pri prijímaní elektronických registratúrnych záznamov z kancelárskeho softvéru alebo elektronickej pošty (záznamov odosielaných a interných, najmä sprievodných listov). Ak sú metadáta spracované, elektronický systém správy registratúry vykonáva automatické vybratie týchto metadát:
a)
dátum záznamu (tak ako je uvedené v texte záznamu),
b)
dátum a čas prijatia elektronického registratúrneho záznamu,
d)
prípadný adresát (adresáti) kópie,
h)
agendové číslo z agendového informačného systému, ak ho elektronický registratúrny záznam obsahuje.
5.9
umožnenie znázornenia metadát pri každom prijatom elektronickom registratúrnom zázname vrátane súvisiacich metadát, ktoré boli ustanovené v čase konfigurácie elektronického systému správy registratúry.
5.10
výzva pre používateľa pri prijatí každého elektronického registratúrneho záznamu automaticky, aby doplnil všetky požadované metadáta, ktoré neboli prijaté automaticky.
5.11
umožnenie výberu verzie vo vhodnom formáte elektronickým systémom správy registratúry, ak používateľ prijíma elektronický registratúrny záznam, ktorý má viac ako jednu verziu.
5.12
umožnenie importovať obsah zmenového protokolu opisujúceho históriu importovaných elektronických registratúrnych záznamov ako elektronický registratúrny záznam.
5.13
zamedzenie importu elektronických registratúrnych záznamov s obsahom zmenového protokolu vzťahujúceho sa k importovaným elektronickým registratúrnym záznamom do vlastného zmenového protokolu. Elektronický registratúrny záznam s obsahom zmenového protokolu sa ukladá oddelene. Zmenové protokoly importovaných elektronických registratúrnych záznamov sa uchovávajú ako elektronické registratúrne záznamy spolu s importovanými elektronickými registratúrnymi záznamami.
6.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k hromadnému importu elektronických registratúrnych záznamov je
6.1
zabezpečenie prijímania elektronických registratúrnych záznamov generovaných inými systémami v transakcii, a to na základe
a)
podpory hromadného importu alebo importu v dávkach,
b)
ustanovením pravidiel úprav na automatické označovanie a evidenciu záznamov,
c)
overovania na účel zachovania integrity dát.
6.2
že ak sú pri importe elektronického registratúrneho záznamu zistené nevyhovujúce metadáta (chýbajúce alebo nesprávne), elektronický systém správy registratúry alebo
a)
celý import elektronického registratúrneho záznamu zruší, alebo
b)
zruší import elektronického registratúrneho záznamu, ktorý obsahuje nevyhovujúce metadáta, alebo
c)
vyzve používateľa, aby zvolil buď vykonanie opravy zistenej chyby alebo aby vykonal zrušenie importu predmetného elektronického registratúrneho záznamu, alebo
d)
importuje elektronický registratúrny záznam s tým, že jeho metadáta budú upravené neskôr ďalšími používateľmi.
6.3
poskytovanie funkcie na zabezpečenie riadenia frontu importovaných elektronických registratúrnych záznamov
b)
pozastavenie niektorých alebo všetkých frontov,
c)
reštartovania niektorých alebo všetkých frontov alebo
6.4
umožnenie nastavenia režimu automatického uzatvárania vecných skupín a spisov pri ich prijímaní.
7.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe e-mailov je
7.1
podpora príjmu e-mailových správ integrovaným spôsobom tak, aby príjem mohol vykonať používateľ z poštového klienta bez toho, aby sa muselo spustiť používateľské prostredie elektronického systému správy registratúry.
7.2
umožnenie takej predvolenej konfigurácie, aby elektronický systém správy registratúry mohol pri odoslaní e-mailovej správy používateľom vykonať jednu z nasledujúcich spracovateľských operácií:
a)
automaticky prijme e-mailovú správu alebo
b)
rozhodne, či prijme e-mailovú správu podľa vopred definovaných pravidiel, alebo
c)
automaticky ponúkne používateľovi možnosť prijatia e-mailovej správy alebo
d)
nevykoná žiadnu operáciu; v tomto prípade závisí príjem e-mailovej správy do elektronického systému správy registratúry výlučne od používateľa a jeho rozhodnutia.
7.3
podpora automatizovanej evidencie prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailových správ do elektronického systému správy registratúry vrátane ich príloh vo forme elektronického registratúrneho záznamu, s automatickým priradením nasledujúcich metadát:
a)
dátum a čas odoslania e-mailovej správy,
b)
adresát alebo adresáti,
c)
adresát alebo adresáti kópie, ak existuje,
d)
predmet e-mailovej správy,
e)
odosielateľ e-mailovej správy,
f)
pripojený zaručený elektronický podpis a časová pečiatka, ak existujú,
g)
poskytovateľ certifikačných služieb, ak existuje.
7.4
umožnenie používateľovi zvoliť si spôsob prijatia odoslanej alebo došlej e-mailovej správy do elektronického systému správy registratúry prostredníctvom jednej z nasledujúcich operácií:
a)
prijatie e-mailovej správy bez príloh alebo
b)
prijatie e-mailovej správy so zvolenými prílohami, a to ako jeden elektronický registratúrny záznam tvorený spojenými komponentmi, alebo
c)
prijatie zvolených príloh bez e-mailovej správy, a to každej prílohy ako samostatného elektronického registratúrneho záznamu; v tomto prípade sa nebude zobrazovať hlavička e-mailovej správy.
7.5
vyzvať používateľa na doplnenie metadát vždy, ak je príloha e-mailovej správy prijatá ako samostatný elektronický registratúrny záznam. Príkladom je automatické zapísanie do metadát e-mailovej adresy aj priradeného mena a priezviska, ak sú prítomné.
7.6
umožnenie používateľovi, ktorý eviduje e-mailovú správu, upraviť položku predmet (vec) elektronického registratúrneho záznamu.
7.7
umožnenie automatického príjmu metadát, ktoré patria k e-mailovým správam a ich prílohám.
7.8
umožnenie prijatia jednej alebo viacerých používateľom manuálne zvolených e-mailových správ jedinou operáciou, a to ako
a)
jeden elektronický registratúrny záznam alebo
b)
niekoľko elektronických registratúrnych záznamov jednotlivo podľa došlých e-mailových správ, a to na základe voľby používateľa.
7.9
umožnenie používateľovi, ktorý prijíma e-mailovú správu v proprietárnom formáte, uložiť ju v inom formáte.
8.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu ku skenovaniu a zobrazovaniu je
8.1
umožnenie zahrnutia aspoň jedného spôsobu prijímania záznamu zo skenovacieho zariadenia. Proces prijímania záznamu zabezpečuje rozhranie so skenovacím zariadením a umožňuje používateľovi vykonávať niekoľko operácií súvisiacich so snímaním (napríklad otáčanie snímky a odstraňovanie rastra).
8.2
umožnenie ukladania skenovaných záznamov v štandardných formátoch súborov (napríklad podľa výnosu č.
312/2010 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy) a s použitím rôznych rozlíšení.
8.3
umožnenie používateľom prijímať skenované záznamy ako elektronické registratúrne záznamy.
8.4
umožnenie pracovať so štandardnými veľkosťami papiera, najmä veľkosťou A4 alebo A3.
8.5
podpora plnotextového vyhľadávania, ak zahŕňa funkciu optického rozpoznávania znakov (OCR).
8.6
umožnenie po zoskenovaní registratúrnych záznamov alebo záznamov na účely ich ďalšieho spracovania všetky skenované záznamy automaticky odoslať do dočasného úložiska naskenovaných registratúrnych záznamov podľa poradia ich spracovania.
8.7
umožnenie používateľom pripojiť k skenovaným záznamom, ktoré sú prijaté ako registratúrne záznamy, poznámky a zabrániť vždy prípadnému pokusu o pozmenenie alebo odstránenie týchto poznámok.
8.8
umožnenie používateľom pri skenovaných záznamoch, ktoré sú prijaté ako registratúrne záznamy, zaznamenať s každou poznámkou identifikačné údaje používateľa, ktorý poznámku zapísal, a čas a dátum jej zápisu, a to nemenne.
8.9
umožnenie skenovacej funkcii elektronického systému správy registratúry zaznamenávať pre každý súbor snímania nasledujúce údaje:
a)
identifikáciu používateľa,
b)
identifikátor používateľskej stanice,
c)
čas a trvanie snímania dávky,
d)
identifikátor (identifikátory) dávky,
g)
počet snímok po odstránení prázdnych stránok, ak sú prázdne stránky odstraňované automaticky.
9.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k evidovaniu elektronických záznamov je
9.1
vedenie týchto údajov v evidencii elektronických registratúrnych záznamov o elektronickom registratúrnom zázname:
b)
dátum vytvorenia záznamu,
c)
dátum doručenia záznamu pôvodcovi registratúry,
e)
doručené množstvo (počet listov),
f)
názov záznamu (stručný obsah záznamu, predmet, vec),
g)
identifikácia záznamu vykonaná odosielateľom,
h)
pridelenie inému používateľovi,
k)
dátum odovzdania na poštovú prepravu,
l)
záznam o prevode elektronického záznamu do listinnej podoby,
m)
plne určená registratúrna značka spisu, v ktorom je elektronický registratúrny záznam vložený,
n)
odkaz na číslo spisu, v ktorom je elektronický registratúrny záznam vložený,
o)
názov agendového spisu, ak je elektronický registratúrny záznam umiestnený v agendovom spise.
9.2
uvádzanie čísla registratúrneho záznamu v numerickej alebo v alfanumerickej štruktúre. Elektronickému registratúrnemu záznamu je priraďované v rámci určeného časového obdobia, spravidla kalendárneho roka. Správca registratúry ustanovuje podobu čísla záznamu s prihliadnutím na
a)
použitie časového obdobia,
b)
prítomnosť alebo neprítomnosť bezvýznamových (počiatočných) núl,
c)
minimálny počet znakov (v prípade použitia bezvýznamových núl),
9.3
ak pôvodca registratúry ustanoví, že do položky „Pridelené na vybavenie“ sa zaznamenáva konkrétna organizačná zložka pôvodcu registratúry, správca registratúry v čase konfigurácie elektronického systému správy registratúry vytvorí a ďalej udržuje číselník organizačných zložiek pôvodcu registratúry.
9.4
viesť v evidencii spisov o spise nasledujúce údaje:
b)
vlastník, schvaľovateľ a spracovateľ spisu,
c)
odkazy na čísla záznamov doň vložených,
d)
počet záznamov obsiahnutých v spise (obsah spisu),
e)
plne určená registratúrna značka spisu,
f)
zdedený alebo pridelený režim vyraďovania,
h)
dátum vytvorenia spisu,
i)
jednoznačný identifikátor spisu,
k)
aktuálny stav vybavenia spisu,
l)
pri spise, ktorý bol vložený do iného spisu, krížový odkaz na identifikáciu spisu, do ktorého bol vložený,
m)
pri spise, do ktorého boli zaradené iné spisy, zoznam krížových odkazov na identifikáciu týchto spisov.
9.5
ak sú spisy vložené do iných spisov, v evidencii elektronických registratúrnych záznamov vytvorenie vzájomných krížových odkazov na identifikáciu spisu.
9.6
v agendových informačných systémoch evidovanie údajov o registratúrnych záznamoch a spisoch obdobne.
10.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uchovávaniu, exportu a zničeniu elektronických registratúrnych záznamov je
10.1
zabezpečenie exportu a prenosu metadát spolu s elektronickými registratúrnymi záznamami a prenos elektronických registratúrnych záznamov súčasne s prenosom alebo exportom všetkých ich komponentov a väzieb s ostatnými entitami registratúry.
10.2
zabezpečenie presne definovaného procesu prenosu informácií zmenového protokolu do iného systému alebo inému pôvodcovi registratúry v súlade s bodom 10.1.
10.3
zabezpečenie prenosu alebo exportu, ak sa prenáša alebo exportuje vecná skupina alebo spis
a)
všetkých spisov v príslušnej vecnej skupine,
b)
všetkých elektronických registratúrnych záznamov patriacich do spisov.
10.4
umožnenie exportu všetkých metadát alebo zmenového protokolu, aj keď cieľovým systémom, do ktorého sú dáta importované, nie sú požadované.
10.5
pri exporte alebo prenose akýchkoľvek elektronických registratúrnych záznamov vykonanie najmenej jednej z týchto operácií:
a)
spoločne s elektronickými registratúrnymi záznamami exportovať alebo preniesť režimy vyraďovania vzťahujúce sa na tieto elektronické registratúrne záznamy, a to spôsobom, ktorý umožní, aby boli tieto režimy na elektronické registratúrne záznamy opäť použiteľné v systéme, do ktorého majú byť importované,
b)
vytlačiť jednu alebo viac správ obsahujúcich režimy vyraďovania, ktoré majú byť použité na exportované alebo prenášané elektronické registratúrne záznamy.
10.6
ak sa prenášajú alebo exportujú spisy, ktoré obsahujú odkazy na elektronické registratúrne záznamy uložené v iných spisoch, export alebo prenos všetkých elektronických registratúrnych záznamov a nie iba odkazov na ne.
10.7
umožnenie exportu alebo prenosu elektronických registratúrnych záznamov vo formáte, v ktorom boli prijaté.
10.8
uchovávanie všetkých vecných skupín, elektronických registratúrnych záznamov, metadát a zmenových protokolov, ktoré sú prenášané, a to najmenej do času potvrdenia úspešnosti ukončeného prenosu. Táto požiadavka predstavuje programovú záruku uchovania elektronických registratúrnych záznamov do času, keď je potvrdené ukončenie ich úspešného prenosu. Zničenie elektronických registratúrnych záznamov sa vykoná až po úspešnom uskutočnení prenosu.
10.9
zabezpečenie zničenia všetkých znázornení elektronického registratúrneho záznamu určeného na zničenie. Ak sa však na elektronický registratúrny záznam určený na zničenie odkazuje z iného spisu, ktorý zničeniu nepodlieha, tak sa elektronický registratúrny záznam a jeho znázornenia nezničia, ale sú zaradené do inej vecnej skupiny.
10.10
uchovávanie trvalých metadát pre
c)
elektronické registratúrne záznamy uložené priamo vo vecnej skupine, ktoré boli zničené alebo prenesené aj po ich zničení.
10.11
uchovávanie obsahu trvalých metadát, ktorý tvoria najmenej tieto údaje:
a)
dátum zničenia alebo prenosu,
b)
plne určenú registratúrnu značku,
c)
názov entity registratúry,
e)
označenie používateľa zodpovedného za zničenie alebo prenos,
f)
dôvod zničenia alebo prenosu,
g)
odkaz importovaný zo systému, do ktorého boli elektronické registratúrne záznamy prenesené, s cieľom uľahčiť vyhľadávanie prenesených záznamov.
10.12
umožnenie správcovi registratúry ustanoviť množinu ďalších údajov metadát, ktorá bude zachovaná ako trvalé metadáta.
10.13
umožnenie, aby boli rovnaké informácie exportované viac ako raz.
11.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k odkazom medzi entitami registratúry v rámci registratúrneho plánu je
11.1
zabezpečenie, aby všetky registratúrne značky zostali zachované v metadátach bez ohľadu na akékoľvek operácie a zaraďovanie spisov do iných vecných skupín. Pre režim vyraďovania bude rozhodujúca registratúrna značka pridelená pri uzatvorení spisu.
11.2
umožnenie správcovi registratúry pri vytvorení novej materskej vecnej skupiny ustanoviť, či pre jej entity – dcérske vecné skupiny – sa registratúrne značky generujú automaticky prostredníctvom elektronického systému správy registratúry alebo či sú prideľované používateľom alebo externou aplikáciou.
11.3
overenie jednoznačnosti registratúrnej značky v rámci jej materskej vecnej skupiny pri jej vkladaní používateľom alebo externou aplikáciou.
11.4
nevyžadovanie manuálneho vkladania jednoznačných identifikátorov a ich využívania na funkcie v elektronickom systéme správy registratúry používateľom, ak sa na vykonanie týchto operácií sám nerozhodne.
12.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyhľadávaniu elektronických
registratúrnych záznamov je
12.1
neposkytnutie žiadnej informácie o vyhľadaní elektronického registratúrneho záznamu, spisu alebo metadát používateľovi, ku ktorým tento používateľ nemá oprávnený prístup.
12.2
umožnenie používateľom vyhľadávať akúkoľvek úroveň entít registratúry a ich príslušné metadáta.
12.3
umožnenie používateľom vyhľadávať v textovom obsahu elektronických registratúrnych záznamov.
12.4
zabránenie zastavenia procesu prijímania záznamu z dôvodu začatia vyhľadávania.
12.5
zobrazovanie celkového počtu úspešne vyhľadaných položiek a umožnenie ich zobrazenia používateľovi priamo v zozname úspešných výsledkov vyhľadávania.
12.6
umožnenie správcovi registratúry voliteľne konfigurovať špecifikáciu štandardného vyhľadávania v prvkoch metadát elektronického registratúrneho záznamu, spisu a vecnej skupiny alebo v texte.
12.7
umožnenie obmedzenia rozsahu vyhľadávania používateľom na ním určené spisy.
12.8
vyhľadávanie elektronického spisu, celého jeho obsahu a kontextových metadát a poskytnutie zoznamu a možnosti znázornenia všetkých položiek aj jednotlivých položiek samostatne v kontexte konkrétneho spisu v jednom procese vyhľadávania.
12.9
zabezpečenie, aby používateľské operácie prebiehali rovnako na vyhľadávanie entity registratúry uloženej on-line alebo off-line, aj keď mechanizmus vyhľadávania a podoba znázornenia entít registratúry môžu byť odlišné.
13.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k znázorneniu elektronických
registratúrnych záznamov je
13.1
znázornenie elektronických registratúrnych záznamov v proprietárnom formáte priamo alebo prostredníctvom aplikácie mimo elektronického systému správy registratúry, ak elektronický systém správy registratúry ukladá elektronické registratúrne záznamy v proprietárnom formáte.
Táto požiadavka zahŕňa situácie,
a)
ak používateľ vykoná vyhľadanie a získa zoznam, ktorý umožňuje znázorniť obsah alebo metadáta každého nájdeného elektronického registratúrneho záznamu, alebo
b)
ak používateľ prechádza registratúrny plán na úrovni vecnej skupiny, ktorá obsahuje spisy.
13.2
špecifikácia požadovaných softvérových aplikácií a formátov s ohľadom na požadovanú úroveň hodnovernosti znázornenia pôvodcom registratúry.
14.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k tlači elektronických registratúrnych záznamov je
14.1
zabezpečenie funkcie tlače tak, aby všetci používatelia mohli dostať vytlačené kópie elektronických registratúrnych záznamov, ktoré je technicky možné vytlačiť, a ostatných informácií.
14.2
umožnenie vytlačiť všetky alebo ustanovené metadáta akejkoľvek entity registratúry.
14.3
umožnenie, aby boli všetky entity registratúry vytlačené jedinou operáciou.
14.4
umožnenie používateľom určiť vybrané metadáta (napríklad „vec“, „spracovateľ“, „dátum vytvorenia“) a vytlačiť súhrnný zoznam týchto prvkov pre vybrané elektronické registratúrne záznamy.
14.5
umožnenie používateľom a správcovi registratúry tlačiť
a)
zoznam výsledkov vyhľadávania,
b)
všetky ustanovené správcovské parametre alebo ich výber,
c)
celý registratúrny plán alebo jeho časť.
14.6
umožnenie správcovi registratúry tlačiť
a)
zoznam všetkých spisov alebo spisy priradené do konkrétnych materských vecných skupín, ich dcérskych skupín a podskupín,
b)
zmenový protokol alebo jeho zvolenú časť.
14.7
umožnenie vytvoriť tlačový výstup ustanovený pôvodcom registratúry, ktorý
a)
zachováva grafický vzhľad vytvorený softvérovou aplikáciou (najmä prostredníctvom šablóny) a
b)
zahŕňa všetky komponenty elektronického registratúrneho záznamu, ktoré je technicky možné vytlačiť.
15.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyraďovaniu elektronických
registratúrnych záznamov je
15.1
umožnenie vytvárať a udržiavať režim vyraďovania elektronických registratúrnych záznamov výlučne správcovi registratúry.
15.2
neobmedzovanie počtu vyraďovacích konaní.
15.3
umožnenie zadať pre každý režim vyraďovania pri jeho vytvorení jednoznačný názov.
15.4
udržovanie nezmeniteľného prehľadu úprav alebo vymazaní vykonaných v režime vyraďovania (zmenový protokol) obsahujúci najmä záznam o dátume úpravy alebo vymazania a o používateľovi, ktorý úpravu alebo vymazanie vykonal.
15.5
zabezpečenie, aby bola každá úprava režimu vyraďovania bezprostredne uplatnená na všetky entity registratúry, ku ktorým je režim vyraďovania priradený.
15.6
vyžadovanie od správcu registratúry, ktorý vykonáva úpravu režimu vyraďovania, aby zapísal dôvod úpravy alebo vymazania do zmenového protokolu. Úpravy alebo vymazanie režimu vyraďovania sú dôsledne kontrolované tak, aby bolo minimalizované riziko zničenia elektronického registratúrneho záznamu iným spôsobom, než ktorý ustanovia pravidlá vykonávania operácie „zničenie elektronického registratúrneho záznamu“.
15.7
umožnenie importu a exportu režimov vyraďovania.
15.8
zabezpečenie, aby každej entite registratúry prislúchal práve jeden režim vyraďovania.
15.9
zabezpečenie, aby všetky spisy v rámci vecnej skupiny a všetky elektronické registratúrne záznamy, ktoré sú vložené do jedného spisu, mali vždy priradený rovnaký režim vyraďovania.
15.10
umožnenie správcovi registratúry použiť režim vyraďovania pre každú vecnú skupinu alebo spis.
15.11
umožnenie nahradenia štandardného režimu vyraďovania mimoriadnym režimom vyraďovania.
15.12
zabezpečiť, aby každý režim vyraďovania obsahoval
a)
lehotu uloženia a spúšťaciu udalosť alebo
b)
dátum vyradenia spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu,
c)
typ operácie (postupu) vyraďovania (napríklad znak hodnoty „A“),
d)
odôvodnenie, prečo bol režimu vyraďovania pridelený príslušný typ operácie vyraďovania.
15.13
po uplynutí lehoty uloženia ustanovenej určitému spisu (spisom) registratúrnym plánom elektronický systém správy registratúry automaticky vyvolá návrh na vyradenie v ňom uložených elektronických registratúrnych záznamov.
15.14
umožnenie v rámci každého režimu vyraďovania tieto typy postupov (operácií) vyraďovania:
a)
predloženie na posúdenie,
b)
trvalé uloženie pre registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (registratúrne záznamy označené znakom hodnoty „A“),
c)
zničenie (registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A“),
d)
prenos do iného úložiska.
15.15
spúšťacou udalosťou na vyvolanie návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je
a)
uplynutie lehoty uloženia alebo
b)
vznik externej udalosti, ktorá je opísaná v režime vyraďovania a do elektronického systému správy registratúry je zaznamená správcom registratúry (napríklad formou použitie slov „po ukončení zmluvného vzťahu“ alebo „po ukončení projektu“).
K rôznym režimom vyraďovania môže byť pripojený ľubovoľný počet externých udalostí.
15.16
umožnenie zadania lehoty uloženia dlhšej ako sto rokov.
15.17
umožnenie riadenia výberu elektronických registratúrnych záznamov výlučne správcovi registratúry.
15.18
na preradenie elektronického spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu v elektronickej podobe medzi vecnými skupinami správcom registratúry umožnenie nahradenia existujúceho režimu vyraďovania režimom vyraďovania novej materskej vecnej skupiny.
15.19
umožnenie, aby správca registratúry nastavil pre entitu registratúry príkaz o pozastavení režimu (operácie) vyraďovania. Pozastavenie operácie vyraďovania neprerušuje plynutie lehoty uloženia.
15.20
pri pozastavení alebo zrušení režimu vyraďovania správcom registratúry zaznamenanie v metadátach a zmenovom protokole
a)
dátumu, keď bol režim vyraďovania pozastavený alebo keď bolo odstránené pozastavenie režimu vyraďovania,
b)
identifikácie oprávneného používateľa,
c)
dôvodu pozastavenia režimu vyraďovania.
16.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k posúdeniu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov je
16.1
podpora znázornenia vecných skupín, spisov, elektronických registratúrnych záznamov, ktoré sú zaradené do režimu vyraďovania, a to vrátane ich metadát a informácií o režime vyraďovania.
16.2
umožnenie udržiavať odkazy medzi rôznymi znázorneniami rovnakých elektronických registratúrnych záznamov a umožňovanie vykonávať pri nich režimy vyraďovania súčasne.
16.3
umožnenie posudzovateľovi návrhu na vyradenie, aby pri výbere registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou (archívnych dokumentov) vykonal aspoň jednu z týchto operácií pri každej vecnej skupine, spise alebo elektronickom registratúrnom zázname:
a)
označil ich ako určené na zničenie,
b)
označil ich ako určené na prenos,
c)
označil ich ako určené na ďalšie posúdenie.
Operácie uvedené v písmenách a) až c) súčasne ustanovia, či zvolený úkon má byť vykonaný okamžite alebo k inému nasledujúcemu dátumu.
16.4
automatické zaznamenávanie dátumu vykonania výberu archívnych dokumentov podľa rozhodnutia príslušného štátneho archívu.
16.5
umožnenie správcovi registratúry zapisovať dôvody rozhodnutí prijatých v procese výberu archívnych dokumentov do metadát entity registratúry.
16.6
pozastavenie procesu zničenia entity registratúry a účel vykonania týchto operácií:
a)
schválenie pokračovania procesu vyraďovania alebo ukončenia procesu vyraďovania správcom registratúry,
b)
vytvorenie správy s identifikáciou predmetných spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov prenesených do iných entít registratúry.
17.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k všeobecným požiadavkám na správu parametrov, správu a konfiguráciu systému a správu používateľov je
17.1
umožnenie vyhľadávania, zobrazenia a zmeny parametrov a nastavení správcovi registratúry.
17.2
umožnenie správcovi registratúry, aby
a)
prideľoval oprávnenia používateľom a používateľským rolám a
b)
priradil jedného používateľa alebo viacerých používateľov k akejkoľvek úlohe.
17.3
sledovanie dostupného úložného priestoru, ktorý je k dispozícii, a informovanie správcu registratúry o zaplnení úložného priestoru na nastavenú limitnú úroveň.
18.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k hláseniam o stave je
18.1
umožnenie správcovi registratúry zostavovať periodické správy (denné, týždenné, mesačné, štvrťročné) a špecifikovať jednorazové správy o jeho činnosti.
18.2
ustanovovať obsah funkcií na vytlačenie správ, ich prezeranie na obrazovke a uloženie v elektronickej podobe.
18.3
umožnenie poskytovania hlásenia o celkovom počte a umiestnení
b)
elektronických registratúrnych záznamov triedených podľa dátového formátu a podľa jeho verzie,
c)
spisov triedených podľa kontroly prístupu a bezpečnostnej kategórie,
d)
elektronických spisov roztriedených podľa veľkosti,
e)
elektronických spisov triedených podľa miesta uloženia.
18.4
umožnenie poskytovať hlásenia o
a)
množstve prijatých elektronických registratúrnych záznamov,
b)
množstve vyhľadaných elektronických registratúrnych záznamov,
c)
množstve novovytvorených vecných skupín a spisov.
Umožňuje, aby sa vytváranie uvedených správ vykonávalo ľubovoľnými kombináciami týchto možností v rámci celého systému alebo určených vecných skupín, v rámci ustanovených skupín používateľov alebo používateľov alebo v rámci ustanoveného rozsahu kalendárnych dát.
18.5
umožnenie zostavovať hlásenia s prehľadom spisov štruktúrované podľa celého registratúrneho plánu alebo jeho časti.
18.6
umožnenie poskytovať správcovi registratúry správy o vyraďovacích konaniach a výsledku posúdenia návrhov na vyradenie vrátane tých, pri ktorých posudzovateľ označil vykonanie zničenia, prenosu alebo ďalšej odbornej prehliadky k budúcemu dátumu.
18.7
umožnenie podať správu o výsledku procesu výberu archívnych dokumentov s uvedením vecných skupín, spisov a elektronických registratúrnych záznamov, ktoré boli úspešne zničené alebo prenesené, s uvedením prípadných chýb, ktoré v priebehu procesu nastali. Správa identifikuje elektronické registratúrne záznamy, spisy a s nimi spojené metadáta, pri ktorých prenose sa vyskytli chyby, a entity registratúry, ktoré neboli úspešne prenesené, exportované, zničené alebo vymazané.
18.8
vytvorenie správy popisujúcej všetky chyby, ktoré nastali v priebehu importu. Správa identifikuje elektronické registratúrne záznamy, spisy a s nimi spojené metadáta, pri ktorých importe sa vyskytli chyby, a entity registratúry, ktoré neboli úspešne importované.
19.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenám, vymazávaniu, zničeniu a anonymizovaniu elektronických registratúrnych záznamov je
19.1
ponúkanie konfiguračnej možnosti, ktorá vo výnimočných prípadoch po súhlase schvaľovateľa návrhu na vyradenie umožňuje vymazanie prijatého elektronického registratúrneho záznamu (príkladom môže byť vyradenie elektronického registratúrneho záznamu pred uplynutím lehoty uloženia).
19.2
ak je realizovaná konfiguračná možnosť podľa požiadavky 19.1, elektronický systém správy registratúry postupuje tak, že elektronický registratúrny záznam je zničený spolu s príslušnými metadátami, okrem metadát špecifikovaných ako trvalé metadáta; elektronický systém správy registratúry túto skutočnosť zaznamená do zmenového protokolu.
19.3
umožnenie správcovi registratúry v oprávnených prípadoch po súhlase schvaľovateľa návrhu na vyradenie zničiť entity registratúry mimo bežného procesu prenosu alebo zničenia.
19.4
umožnenie používateľovi označiť entity registratúry ako „určené na vymazanie“. Elektronický systém správy registratúry
a)
zaznamená vymazanie do zmenového protokolu,
b)
upozorní správcu registratúry na prípadné odkazy z iného spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu na spis, ktorý má byť vymazaný, a vyžiada si potvrdenie pred vykonaním vymazania,
c)
vydá hlásenie pre správcu registratúry,
d)
vymaže celý obsah vecnej skupiny, spisu,
e)
zabezpečí, aby nebol vymazaný žiadny záznam, ktorého vymazanie vedie alebo by mohlo viesť k zmene iného elektronického registratúrneho záznamu,
f)
zabezpečí, aby žiadne metadáta v entite registratúry neodkazovali na entitu registratúry, ktorá neexistuje (teda zachováva neporušenosť metadát).
19.5
umožnenie správcovi registratúry zmeniť akúkoľvek používateľom zapísanú časť metadát najmä na účel vykonávania opráv chýb používateľov (napríklad chyby pri vkladaní dát).
19.6
umožnenie odstránenia alebo skrytia informácií, pri ktorých ich spracovateľ alebo právny predpis ustanovil osobitnú ochranu alebo režim nakladania s nimi (napríklad osobné údaje, obchodné tajomstvo). Ak elektronický systém správy registratúry tieto funkcie sám nezabezpečuje, umožňuje integrovať aplikácie na ich zabezpečenie.
20.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vedeniu evidencie neelektronických záznamov je
20.1
umožnenie evidencie neelektronických registratúrnych záznamov, umožnenie správcovi registratúry, aby identifikoval vecné skupiny a spisy, ktoré existujú v listinnej alebo inej neelektronickej podobe.
20.2
umožnenie správcovi registratúry a používateľom zapisovať a udržiavať metadáta o vecných skupinách a spisoch, ktoré existujú v neelektronickej podobe.
20.3
umožnenie používateľom zapisovať a udržiavať informácie o neelektronických registratúrnych záznamoch vo vecných skupinách a spisoch, a to dodržiavaním rovnakých pravidiel ako pri príjme elektronických registratúrnych záznamov.
20.4
umožnenie, aby vecné skupiny a spisy obsahovali v akejkoľvek kombinácii spoločne elektronické registratúrne záznamy aj neelektronické registratúrne záznamy.
20.5
umožnenie, aby boli neelektronické registratúrne záznamy spravované rovnakým spôsobom ako elektronické registratúrne záznamy vrátane akejkoľvek dedičnosti metadát.
20.6
umožnenie správcovi registratúry, aby pre neelektronické spisy a registratúrne záznamy konfiguroval odlišný súbor metadát, než ktoré sú konfigurované na ich elektronické ekvivalenty. Metadáta neelektronického spisu zahŕňajú ďalšie metadáta na
a)
informácie o jeho fyzickom umiestnení,
b)
informácie týkajúce sa druhu neelektronického registratúrneho záznamu.
20.7
zabezpečenie, aby pri výbere vecnej skupiny a spisu boli zároveň jedinou operáciou vybrané metadáta ako pre elektronické, tak pre neelektronické entity registratúry s nimi spojené.
20.8
zabezpečenie, aby metadáta pre neelektronické spisy alebo neelektronické registratúrne záznamy podliehali rovnakej kontrole prístupu ako v prípade elektronických entít registratúry.
20.9
umožnenie používateľom zaznamenávať operácie prijatia, prenosu a vyradenia neelektronických entít registratúry.
20.10
pri vyhľadávaní neelektronických registratúrnych záznamov postupuje obdobne ako pri vyhľadávaní elektronických registratúrnych záznamov s výnimkou prípadov, ak obsah neelektronických registratúrnych záznamov nemožno znázorniť (elektronický systém správy registratúry namiesto znázornenia registratúrneho záznamu znázorní jeho lokačné metadáta).
20.11
ak je vytvorený nový spis a existuje preň neelektronický registratúrny záznam, umožnenie používateľovi vytlačenie obalu so základnými metadátami, ktorými sú najmä
b)
číslo registratúrneho záznamu,
c)
plne určená registratúrna značka,
d)
bezpečnostná kategória (ak sa používa),
e)
znak hodnoty a lehota uloženia.
21.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k podpore vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov je
21.1
informovanie správcu registratúry o uplynutí času od spúšťacej udalosti ustanoveného lehotou uloženia pre daný režim vyraďovania neelektronických entít registratúry.
21.2
upozornenie správcu registratúry na existenciu aj uloženie entity registratúry v neelektronickej podobe spojenej s vecnou skupinou v elektronickej podobe alebo spisom, ktoré sa majú preniesť, exportovať alebo zničiť.
21.3
export alebo presun metadát pri prenose entity registratúry v neelektronickej podobe ako v prípade metadát entít registratúry v elektronickej podobe.
21.4
pri prenose alebo zničení entít v neelektronickej podobe vyžadovanie od správcu registratúry potvrdenie prenosu alebo zničenia entity registratúry v neelektronickej podobe pred dokončením týchto operácií (manuálne zapísanie potvrdenia, že neelektronické registratúrne záznamy boli prenesené alebo zničené).
22.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k pracovným postupom je
22.1
umožnenie preddefinovaných pracovných postupov, ktoré sú tvorené procesnými krokmi predstavujúcimi napríklad pohyb elektronického registratúrneho záznamu alebo spisu od jedného používateľa k druhému používateľovi na spracovanie alebo rozhodnutie.
22.2
rozpoznanie používateľa alebo pracovnej skupiny ako účastníka pracovných postupov.
22.3
umožnenie správcovi registratúry definovať vopred vybrané modely pracovných postupov.
22.4
umožnenie správcovi registratúry uložiť už definované modely pracovných postupov na budúce použitie, a to s využitím jednoznačného identifikátora prideleného každému pracovnému postupu.
22.5
obmedzenie pozmeňovania preddefinovaných modelov pracovných postupov na správcu registratúry alebo na to oprávnených používateľov.
22.6
zabezpečenie, že všetky elektronické registratúrne záznamy a spisy si v priebehu pracovného postupu uchovávajú odkazy.
22.7
umožnenie používateľským rolám využívať modelové pracovné postupy definované správcom registratúry.
22.8
umožnenie používateľom sledovať priebeh pracovných postupov, ktorých sa zúčastňujú.
22.9
umožnenie správcovi registratúry v rámci pracovných postupov povoliť jednotlivým používateľom prerozdeliť úlohy pracovného postupu iným používateľom alebo skupinám používateľov.
22.10
upozornenie používateľa, že mu bol sprístupnený elektronicky doručený spis alebo elektronický registratúrny záznam.
22.11
funkcia umožňujúca používateľom upozorniť ostatných používateľov na elektronické registratúrne záznamy hodné ich zreteľa. Na realizáciu tejto požiadavky možno využiť existujúci systém elektronickej pošty alebo iný systém zasielania správ.
22.12
zabezpečenie hlásení, ktoré umožnia na to oprávneným používateľom a správcovi registratúry sledovanie činností a výkonu v procese pracovných postupov.
22.13
ak bol spis alebo elektronický registratúrny záznam spracovaný s použitím jedného pracovného postupu alebo viacerých pracovných postupov, musí umožniť používateľom určiť jednoznačný identifikátor a verziu použitého pracovného postupu.
22.14
zabezpečenie, aby boli vždy dodržané všetky prístupové práva. Neumožňuje konfigurovať pracovný postup tak, aby udelil prístup používateľovi, ktorý na určité operácie prístupové práva nemá.
23.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe agendových spisov je
23.1
že metadáta použité pre automatické vytváranie názvu spisu majú charakter povinných metadát. Ak budú pozmenené predvolené hodnoty metadát (napríklad identifikačné údaje osoby) použité na vytvorenie názvu spisu, elektronický systém správy registratúry nevykoná zmenu názvu spisu.
23.2
ak sa zmenia predvolené hodnoty metadát, elektronický systém správy registratúry najmä
a)
nevykoná automatickú zmenu metadát,
b)
upozorní správcu registratúry, že metadáta boli pozmenené a rola spracovateľa agendových spisov umožní názov spisu aktualizovať, alebo
c)
upozorní používateľa vykonávajúceho zmenu, že metadáta už boli použité v názve spisu, a požiada ho, aby zmenu metadát potvrdil,
d)
zabráni používateľovi, ktorý nemá rolu „spracovateľ agendových spisov“, vykonať zmenu metadát a odporučí mu vykonať zmenu prostredníctvom správcu registratúry.
23.3
umožnenie vytvárať agendové spisy iba používateľovi s rolou „spracovateľa agendových spisov“.
23.4
umožnenie používateľom otvorenie agendového spisu po zapísaní názvu špecifického pre tento agendový spis.
23.5
zabezpečenie rozhrania na programovanie aplikácií, ktoré umožní integráciu s inými softvérovými aplikáciami, čo zahŕňa najmä tieto funkcie použitia:
a)
iné aplikácie na vytváranie, otváranie a uzatváranie agendových spisov v prostredí elektronického systému správy registratúry,
b)
iné aplikácie na poskytovanie pomenovania agendových spisov v prostredí elektronického systému správy registratúry,
c)
iné aplikácie na zasielanie elektronických registratúrnych záznamov, ktoré majú byť vložené do agendových spisov v prostredí elektronického systému správy registratúry,
d)
iné aplikácie pre režim vyraďovania,
e)
riešenie situácie, ak jedna aplikácia iniciuje operáciu, ktorú iná aplikácia považuje za neplatnú,
f)
zachovanie registratúrnej značky pre novovytvorený agendový spis, ktorý má byť odovzdaný inej aplikácii.
23.6
ak je elektronický systém správy registratúry prepojený s inou softvérovou aplikáciou, umožňuje správcovi registratúry obmedziť tejto aplikácii operácie na jednu ustanovenú vecnú skupinu alebo viac ustanovených vecných skupín v rámci registratúrneho plánu.
Realizáciou tejto požiadavky je vylúčené, aby aplikácia vykonala operáciu, ktorá ovplyvní vecné skupiny, spisy alebo elektronické registratúrne záznamy nachádzajúce sa v elektronickom systéme správy registratúry mimo vecnej skupiny príslušnej pre agendové spisy.
23.7
ak umožňuje inej aplikácii vytváranie nových agendových spisov, umožní prijať od tejto aplikácie metadáta príslušného systému.
24.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k elektronickému podpisu je
24.1
umožnenie prijať elektronický záznam podpísaný elektronickým podpisom s časovou pečiatkou alebo bez časovej pečiatky, overiť platnosť podpisu a časovej pečiatky a uložiť informácie o overení, v prípade použitia zaručeného elektronického podpisu vrátane doplnenia podpisu o úplnú informáciu potrebnú na overenie.
10)24.2
umožnenie správcovi registratúry vždy konfigurovať systém tak, aby zviazal overovacie metadáta pre elektronické záznamy s elektronickým podpisom a časovou pečiatkou vrátane úplnej informácie potrebnej na overenie spolu s elektronickým záznamom v čase príjmu takto:
a)
zaznamenanie informácie, že overenie prebehlo úspešne,
b)
zaznamenanie správcom registratúry ustanovených údajov o procese overenia alebo
c)
zaznamenanie všetkých overovacích dát.
24.3
pri príjme e-mailových správ umožňuje automatické prijatie údajov o procese overovania zaručeného elektronického podpisu
4) a časovej pečiatky a ich zapísanie do metadát vrátane
a)
skutočnosti, že platnosť zaručeného elektronického podpisu a časovej pečiatky bola overená,
b)
identifikáciu osoby vykonávajúcej overenie,
c)
úplnej informácie na overenie zaručeného elektronického podpisu a časovej pečiatky,
d)
poskytovateľa certifikačných služieb,
11)e)
dátumu a času, keď sa kontrola uskutočnila.
24.4
aby obsahoval nástroje, ktoré doložia, že integrita elektronických registratúrnych záznamov podpísaných zaručeným elektronickým podpisom s časovou pečiatkou alebo bez časovej pečiatky bola zachovaná.
24.5
umožnenie uložiť s elektronickým registratúrnym záznamom
a)
zaručený elektronický podpis a časovú pečiatku spojené s predmetným elektronickým registratúrnym záznamom,
b)
úplnú informáciu potrebnú na overenie zaručeného elektronického podpisu s časovou pečiatkou.
24.6
umožnenie správcovi registratúry definovať, či elektronický systém správy registratúry uloží správu o overení, odoslanú systémom adresáta, ktorý overoval zaručený elektronický podpis.
24.7
umožnenie správcovi registratúry pripojiť elektronický podpis alebo časovú pečiatku k spisu, elektronickému registratúrnemu záznamu alebo správe o vykonaní exportu alebo prenosu tak, aby zdroj a integrita spisu, elektronického registratúrneho záznamu alebo správy o vykonaní exportu alebo prenosu mohli byť následne overené. Správa o vykonaní exportu alebo prenosu je správa poslaná medzi aplikáciami, ktorá tvorí časť protokolu použitého na riadenie exportu alebo prenosu medzi systémami.
Zaručený elektronický podpis a časová pečiatka pripojené pri exporte alebo prenose sú overiteľné externe tak, aby zdroj a integrita spisu, elektronického registratúrneho záznamu alebo správy o vykonaní exportu alebo prenosu mohli byť následne overené.
24.8
s týmto cieľom elektronický systém správy registratúry umožňuje exportovať spolu s elektronickým registratúrnym záznamom, spisom alebo správou o vykonaní exportu alebo prenosu certifikát s verejným kľúčom pôvodcu registratúry.
25.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k šifrovaniu je
25.1
ak bol elektronický registratúrny záznam odoslaný alebo prijatý softvérovou aplikáciou prepojenou s elektronickým systémom správy registratúry v zašifrovanej podobe, umožňuje obmedziť prístup k tomuto elektronickému registratúrnemu záznamu pre používateľov, ktorí sú bez ohľadu na iné prístupové práva k elektronickému registratúrnemu záznamu definovaní ako držitelia príslušného dešifrovacieho kľúča.
25.2
umožnenie v čase príjmu elektronického registratúrneho záznamu prijať a uložiť informácie o šifrovaní. Ak bol elektronický registratúrny záznam zaslaný v zašifrovanej podobe softvérovou aplikáciou prepojenou s elektronickým systémom správy registratúry, umožňuje uložiť v metadátach tohto elektronického registratúrneho záznamu
a)
údaj, že zaslané informácie sú zašifrované,
b)
číslo elektronického certifikátu (ak existuje),
d)
úroveň použitého šifrovania,
e)
dátum a čas vykonania šifrovania alebo dešifrovania.
25.3
umožnenie konfigurovať funkciu dešifrovania, ak je nejaký elektronický registratúrny záznam určený na prenos, export, import alebo príjem.
25.4
vždy odstráni šifrovanie pri prenose entity registratúry do archívu.
26.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k systémom prevádzkovaným na geograficky oddelených miestach je
26.1
umožnenie, aby ho správca registratúry konfiguroval pre prevádzkovanie na viacerých geograficky oddelených miestach (pracoviskách).
26.2
umožnenie správcovi registratúry udržiavať vecné skupiny, spisy a elektronické registratúrne záznamy, ich príslušné metadáta a zmenové protokoly v elektronickom systéme správy registratúry tak, aby správcovské roly mohli byť vykonané raz s účinnosťou pre celý elektronický systém správy registratúry prevádzkovaný na geograficky oddelených miestach.
26.3
predchádzanie vzniku konfliktu v rôznych častiach elektronického systému správy registratúry alebo riešenie každého konfliktu spôsobeného zmenami na rôznych pracoviskách.
26.4
umožnenie správcovi registratúry sledovať celý elektronický systém správy registratúry ako jednu entitu registratúry, aj ako jednotlivé úložiská.
26.5
ak synchronizuje úložiská, musia byť synchronizované v intervale nakonfigurovanom správcom registratúry.
26.6
umožnenie rozšírenia akejkoľvek administratívnej zmeny do všetkých úložísk v intervale nakonfigurovanom správcom registratúry.
26.7
ak umožňuje aplikovať pracovné postupy v rôznych úložiskách, umožňuje výmenu údajov medzi týmito systémami v miere potrebnej na kontrolu priebehu pracovného postupu.
26.8
ak podporuje viac úložísk, umožňuje správcovi registratúry zmeniť úložisko; pri vykonaní tejto zmeny elektronický systém správy registratúry presunie obsah entít registratúry z pôvodného do nového úložiska.
26.9
ak podporuje viac úložísk, umožňuje správcovi registratúry pridať alebo odstrániť v elektronickom systéme správy registratúry nové úložisko.
27.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k práci off-line a vzdialenému prístupu je
27.1
umožnenie používateľovi stiahnuť akýkoľvek elektronický registratúrny záznam s príslušnými metadátami tak, aby s ním mohol pracovať v čase, keď nebude pripojený k on-line.
27.2
zaznamenávanie všetkých operácií súvisiacich s prevzatím elektronických registratúrnych záznamov do zmenového protokolu.
27.3
ak bol elektronický registratúrny záznam vytvorený off-line, elektronický systém správy registratúry pri pripojení
a)
vyzve používateľa v priebehu synchronizačného dialógu, aby elektronický registratúrny záznam uložil do príslušnej vecnej skupiny a spisu, alebo
b)
automaticky uloží elektronický registratúrny záznam do vecnej skupiny, spisu ustanovených používateľom v okamihu odpájania z elektronického systému správy registratúry.
27.4
uplatnenie prístupových práv a bezpečnostných opatrení voči diaľkovo pripojeným zariadeniam. Neposkytuje prenosnému zariadeniu príležitosť na porušenie bezpečnostných pravidiel.
27.5
ak používateľ odovzdá elektronický registratúrny záznam a pracuje na ňom v čase, keď nie je pripojený v elektronickom systéme správy registratúry, systém umožňuje, aby sa na elektronický registratúrny záznam vzťahovalo číslovanie verzií.
27.6
po pripojení do elektronického systéme správy registratúry systému umožňuje synchronizáciu skôr stiahnutého elektronického registratúrneho záznamu. Synchronizácia znamená, že pri prevzatej entite registratúry aktualizuje metadáta podľa ustanovených pravidiel.
27.7
aktualizovanie po pripojení do systému zmenového protokolu s informáciami o činnostiach vykonaných off-line.
27.8
synchronizácia verzií elektronického registratúrneho záznamu aj so zmenami verzií vykonanými off-line.
28.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k integrácii faxovej správy je
28.1
umožnenie ukladať faxové správy v štandardných formátoch.
8)28.2
podpora príjmu faxových správ integrovaným spôsobom tak, aby príjem vykonal používateľ cez faxové rozhranie bez toho, aby bol nútený prepnúť do elektronického systému správy registratúry.
28.3
integrácia s faxovým rozhraním tak, aby umožnila používateľom odoslať faxom akýkoľvek registratúrny záznam, ktorý si aktuálne prezerajú alebo s ktorým pracujú v rámci elektronického systému správy registratúry.
28.4
umožnenie správcovi registratúry nakonfigurovať systém tak, aby vykonal jednu z nasledujúcich operácií, ak používateľ elektronického systému správy registratúry prijíma faxovú správu:
a)
automaticky upozornil používateľa a ponúkol mu možnosť deklarovať faxovú správu ako registratúrny záznam alebo
b)
nevykonal žiadnu operáciu (deklarovanie faxovej správy ako registratúrneho záznamu vykoná používateľ) alebo
c)
vyzval používateľa, aby klasifikoval registratúrny záznam manuálne a aby manuálne zapísal metadáta.
28.5
umožnenie používateľovi, ktorý prijíma faxovú správu, upraviť prvok metadát „názov“ tak, aby lepšie vyjadroval obsah faxovej správy.
28.6
umožnenie správcovi registratúry nakonfigurovať systém tak, aby vykonal jednu z nasledujúcich operácií, ak používateľ odosiela faxovú správu:
a)
automaticky prijal faxovú správu ako registratúrny záznam alebo
b)
automaticky upozornil používateľa a ponúkol mu možnosť deklarovať faxovú správu ako registratúrny záznam alebo
c)
vyzval používateľa, aby klasifikoval registratúrny záznam manuálne a aby manuálne zapísal metadáta, alebo
d)
nevykonal žiadnu operáciu (deklarovanie faxovej správy ako registratúrneho záznamu vykoná používateľ).
29.
Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uplatneniu bezpečnostných kategórií je
29.1
umožnenie, aby pri jeho konfigurácii bola zvolená jedna z nasledujúcich možností:
a)
bezpečnostné kategórie sú pridelené vecným skupinám a spisom,
(nie jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom),
b)
bezpečnostné kategórie sú pridelené jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom
(nie vecným skupinám a spisom),
c)
bezpečnostné kategórie sú pridelené ako jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom, tak vecným skupinám a spisom.
29.2
umožnenie správcovi registratúry, aby v čase konfigurácie ustanovil, ktorým rolám je umožnené určovať a meniť bezpečnostné kategórie elektronických registratúrnych záznamov a spisov.
29.3
umožnenie, aby sa bezpečnostné kategórie skladali z jednej subkategórie alebo viacerých subkategórií.
29.4
obmedzenie prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom a spisom len na tých používateľov, ktorí majú rovnaký alebo hierarchicky vyšší prístup k bezpečnostným kategóriám, ako sú ustanovené pri týchto entitách.
29.5
že ak je subkategória hierarchická, použije jeden z nasledujúcich postupov na pridelenie subkategórie novým elektronickým registratúrnym záznamom a spisom:
a)
použije štandardnú hodnotu, ktorú vybral správca registratúry, alebo
b)
použije ako štandard hodnotu materskej entity alebo
c)
požiada správcu registratúry o zápis hodnoty.
Správca registratúry môže vybrať subkategóriu vždy.
29.6
že ak je subkategória nehierarchická, použije jeden z nasledujúcich postupov na pridelenie subkategórie novým elektronickým registratúrnym záznamom a spisom:
a)
použije štandardnú hodnotu, ktorú vybral správca registratúry,
b)
použije ako štandard hodnotu materskej entity,
c)
umožňuje správcovi registratúry, aby zapísal hodnotu,
d)
vyžaduje, aby každému novému používateľovi bolo pridelené platné preverenie, alebo
e)
uplatňuje u nových používateľov štandardné preverenie.
Správca registratúry môže vybrať subkategóriu vždy.
29.7
že ak je definovaná nová hierarchická bezpečnostná kategória alebo subkategória, uplatňuje (použije) na všetky príslušné elektronické registratúrne záznamy a spisy štandardnú hodnotu, ktorou je najnižšia hodnota v hierarchii.
29.8
že ak podporuje bezpečnostné kategórie pre elektronické registratúrne záznamy aj spisy, umožňuje zabrániť, aby spisy mali nižšiu bezpečnostnú kategóriu ako akýkoľvek elektronický registratúrny záznam v nich obsiahnutý.
29.9
že ak sa používateľ pokúsi prijať elektronický registratúrny záznam, ktorý má vyššiu bezpečnostnú kategóriu ako spis, do ktorého je prijímaný, oznámi túto skutočnosť používateľovi, aby mohol prijať vhodné opatrenia; elektronický systém správy registratúry umožňuje v tomto prípade aspoň nasledujúce opatrenia:
a)
bezpečnostná kategória spisu sa zvýši na úroveň kategórie elektronického registratúrneho záznamu,
b)
používateľovi je odopierané oprávnenie prijať elektronický registratúrny záznam do spisu,
c)
elektronický registratúrny záznam je automaticky odoslaný na spracovanie ustanovenému používateľovi alebo
d)
používateľ je vyzvaný, aby vytvoril nový spis pre daný elektronický registratúrny záznam so štandardnými hodnotami metadát prevzatými z pôvodného spisu a následne prijal elektronický registratúrny záznam do nového spisu, a to všetko v rámci jedinej operácie.
29.10
umožnenie správcovi registratúry zistiť najvyššiu bezpečnostnú kategóriu ktoréhokoľvek elektronického registratúrneho záznamu v akomkoľvek spise jednou operáciou.
29.11
automatické udržovanie histórie hodnôt bezpečnostnej kategórie v metadátach k elektronickým registratúrnym záznamom a spisom, ku ktorým sa vzťahujú, a automatické zaznamenávanie všetkých zmien hodnôt bezpečnostnej kategórie a subkategórie do zmenového protokolu.
29.12
ak používateľ zmení hodnotu bezpečnostnej kategórie, umožňuje používateľovi zapísať dôvod zmeny; dôvod zmeny uloží do zmenového protokolu a metadát.
29.13
neumožnenie používateľovi prideliť bezpečnostnú kategóriu spisu, ku ktorému nemá používateľ prístup.
29.14
že ak dochádza k zníženiu hodnoty bezpečnostnej kategórie elektronického registratúrneho záznamu, upozorňuje elektronický systém správy registratúry správcu registratúry na túto skutočnosť a pred dokončením operácie počká na jej potvrdenie správcom registratúry.